Télétravail: comment mettre en place une stratégie efficace et humaine

La digitalisation de la société est de plus en plus rapide et s’est encore considérablement accélérée avec la crise sanitaire apparue début 2020. Pour se protéger et pour suivre les recommandations gouvernementales, mais aussi pour répondre à des demandes de plus en plus marquées des salariés, les entreprises font désormais la part belle au télétravail.

Malgré cela, nombreuses sont les situations d’insatisfaction à cause d’une mauvaise mise en place du télétravail, une démonstration insuffisante ou absente des logiciels métiers et des process, du matériel manquant et non fourni par l’employeur, etc.

Alors, comment mettre en place une stratégie de télétravail gagnante et créatrice de croissance ?

Onboarding et présentation des logiciels

Pour télétravailler il faudra forcément utiliser certains logiciels pour communiquer, comme Zoom ou bien Microsoft Teams. Vous pouvez présenter ces logiciels à vos collaborateurs de manière à ce qu’ils prennent bien en main les fonctions utiles à la réalisation de leurs tâches au quotidien dès lors qu’ils seront en télétravail.

Il est possible que vous ayez des logiciels métiers et propres à votre activité à installer sur les ordinateurs de vos collaborateurs, dans ce cas, prenez soins de bien montrer les différences qu’il y a entre la version installée sur les ordinateurs du bureau et celle installé sur les ordinateurs qui serviront à télétravailler.

De même, prenez soin de vérifier que toutes les fonctions sont bien utilisables sur des ordinateurs personnels et qui ne sont pas connectés au réseau local de votre entreprise, ou bien, vous pouvez mettre en place un système de connexion bureau à distance pour virtualiser un accès aux outils présents sur les ordinateurs de votre entreprise.

Bien présenter l’environnement de travail à ses employés ou collaborateurs avant de se lancer dans une mise en place de télétravail est une étape clé qui va permettre aux personnes concernées d’être plus efficaces et productives, mais aussi de préserver leur confort et de limiter le stress.

Utiliser des outils de communication adaptés

Utiliser des logiciels et outils de communication simples et efficaces est une des clé du succès pour la mise en place du télétravail en entreprise, en effet, beaucoup de collaborateurs n’ont pas l’habitude d’utiliser des logiciels de visioconférence ou d’autres outils du genre, en essayant de trouver un logiciel alliant simplicité et exhaustivité des fonctions, vous maximiser leur rapidité d’apprentissage.

Par exemple, utiliser Skype est une bonne idée si vous n’avez pas besoin des fonctions poussées de Zoom ou encore de Microsoft Teams, en effet Skype est plus simple à prendre en main et est connu de plus de monde car il est sur le marché depuis très longtemps, bien avant même d’être racheté par Microsoft et qu’on le voit partout sur les ordinateurs équipés de Windows.

Attention toutefois à ne pas vouloir faire trop simple, étudiez bien le logiciel qui devra apporter suffisamment de fonctions pour accompagner efficacement vos processus de communication. Si vous changez de logiciel en cours de route, ce sera une perte de temps considérable car la plupart des particuliers sont peu familiers avec les logiciels de communications utilisés en entreprises. Si vous avez du mal à déployer des logiciels de télétravail, vous pouvez toujours vous faire assister par un prestataire informatique comme Generationcloud: https://generationcloud.fr/.

Prendre en charge le matériel de travail

Prenez en charge l’achat de matériel utile à la réalisation du travail que les collaborateurs feraient en temps normal, au bureau. Ceci est une obligation par la loi, en effet l’employeur doit assurer les conditions adéquates pour télétravailler dans le même confort qu’en présentiel.

Si par exemple il faut acheter des ordinateurs performants car un collaborateur n’a pas le matériel suffisant chez lui, prenez-le en charge rapidement pour améliorer sa productivité et éviter de créer de la frustration qui s’accumulerait et réduira de plus en plus la qualité du travail fourni. Vous pouvez par la suite récupérer l’ordinateur et le conserver en cas de besoin, il faut voir cela comme un investissement et non comme une perte.

De même, ne faites pas d’économies sur le matériel de confort comme les sièges et autres objets du genre, vous devez par la loi assurer la fourniture de ces composantes d’un travail de qualité à vos employés. Mais ce n’est pas qu’une question de réglementation, c’est aussi encore une fois l’assurance de conditions propices à une productivité accrue et à une fidélisation de vos employés.

Profitez de l’occasion pour accroître votre bénéfice

Profitez de la mise en place plus ou moins forcée du télétravail pour faire des économies sur la gestion des locaux, vantez et facilitez le télétravail auprès de vos employés. Il faut savoir que le télétravail est en fait un catalyseur de performance et produit très souvent de bien meilleurs résultats que ce que l’on peut penser. La plupart des employés soumis au télétravail produisent une meilleure productivité et sont moins stressés.

Attention cependant à ne pas en abuser, le télétravail à ses limites et il est bon de se voir de temps en temps pour avancer de manière plus humaine et directe dans les projets. Dès que possible, mettez en place au minimum 2 jours en présentiel.